Team Assistant (m/w/d)

Über die Rolle und das Team  

Bist du ein Organisationstalent, das auch unter Druck einen kühlen Kopf bewahrt? Hast du Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf hoher Ebene und eine Leidenschaft für Disney? Dann könnte die Position als Team Assistenz bei Disney in München genau das Richtige für dich sein.

Diese Stelle ist verantwortlich für die umfassende administrative und operative Unterstützung für verschiedene Geschäftsbereiche – sowohl als persönliche Assistenz für Führungskräfte auf Executive-Ebene als auch als Teamassistenz für größere Abteilungsgruppen.

Diese Rolle erfordert eine Büroanwesenheit an vier Tagen pro Woche mit der Möglichkeit, einen Tag pro Woche im Homeoffice zu arbeiten.

Zu den Aufgaben gehören im Wesentlichen

• Organisation des Tagesgeschäfts für die Führungskräfte, einschließlich Reisekostenabrechnungen, Reiseplanung, Kalenderverwaltung und Koordination externer Meetings

• Aufbau starker Beziehungen zu Führungskräften, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern – du bist das „Gesicht“ deiner Executives und repräsentierst Professionalität, Loyalität und eine positive Haltung

• Erstellung von komplexen Reiseplänen mit mehreren Stationen unter Berücksichtigung von Zeitzonen, Wetterverzögerungen, Verkehr etc.

• Prüfung des Zeitplans deiner betreuten Führungskräfte, um Denkpausen und Reisezeiten zwischen Meetings zu ermöglichen. Priorisierung von Terminen, Buchung von Konferenzräumen, Meetings und Video-Chats sowie flexible Anpassung bei Notfällen

• Erstellung von Zeitplänen für Messen sowie Organisation und Unterstützung von Kundenevents

• Verwaltung interner Systeme und Tools (z.B. zur Reisekostenabrechnung via Coupa)

• Erstellung von Protokollen und Wochenberichten

• Recherche, Aufbereitung und Analyse relevanter Geschäftsdaten

• Erstellung von Reports sowie PowerPoint-/Keynote-Präsentationen in deutscher und englischer Sprache

Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten  

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Grundlegende Berufserfahrung als Assistenz auf Executive-Ebene, idealerweise in der Medienbranche

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office Suite sowie idealerweise Erfahrung mit SAP, SharePoint und Concur

• Ausgeprägte Detailgenauigkeit und sorgfältige Arbeitsweise, schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative, Flexibilität und Belastbarkeit

• Bereitschaft und Fähigkeit, in einem kleinen Vertriebsteam zu arbeiten und aktiv zum Vertriebserfolg beizutragen

• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse

Unsere Unternehmenskultur ist von Diversität und Vielfalt geprägt. Daher berücksichtigen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.